Makalah Laporan Manajerial



MAKALAH
MANAJEMEN PEKANTORAN

LAPORAN MANAJERIAL
Disusun oleh:
Neri Andhani / 4121611028
Roshy Fitra Caesarini / 4121611011

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS TERAPAN
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2017







KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karna atas segala rahmat dan Karunia-Nyalah kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Laporan Manajemen”. Makalah ini disusun dalam rangka memenuhi tugas di mata kuliah Manajemen Perkantoran.
Ucapan Terimakasih kami sampaikan kepada yang terhormat dosen Manajemen Perkantoran kami, Ibu Inggrid Sinaga, S.AB., M.AB yang telah membimbing kami dalam penyusunan makalah ini.
Harapan penulis semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca umumnya dan bagi kami khususnya baik dalam pembelajaran maupun penerapannya. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan hasil laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami mohon maaf atas segala kekurangannya dan kami sangat senang hati jika pembaca ingin memberikan kritik dan saran.


Batam, 22 Agustus 2017

Tim Penulis



DAFTAR ISI
Daftar Isi ………………………………………………………………………………………… i
Kata Pengantar ……………………………………………………………………………...…... ii
BAB 1 PENDAHULUAN…………………………………………………………………….......
1.1 Latar Belakang ……...………………………………………………………………………...1
1.2 Rumusan Masalah …………………………………………………………………………….2
1.3 Tujuan Pembahasan …………………………………………………………………………..2
BAB 2 PEMBAHASAN .................................................................................................................
2.1 Pengertian Laporan ……………………………………………………………………….......3
2.2 Fungsi Laporan …………………………………………………………….............................3
2.3 Jenis Laporan ……………………………………………………............................................5
2.4 Sistematika Laporan …………………………………………………………………………..8
2.5 Tata Cara Penyusunan Laporan ………………………………................................................9
2.6 Contoh Laporan Manajerial ……………………....................................................................10
BAB 3 PENUTUP …………………………...…………………………………………………....
3.1 Kesimpulan ……………………………………………………………………………….....17
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………………..........19




BAB 1            
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari.  Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan mengenai hal tertentu sesuai dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi antara lain adalah surat, memo, laporan, proposal, dan itinerary.
Surat merupakan alat komunikasi dengan organisasi atau orang di luar organisasi. Memo adalah alat komunikasi informal yang melibatkan anggota internal, sekarang memo ini digantikan dengan e-mail. Memo lebih praktis dan hanya menuliskan pokok yang mau disampaikan. Laporan berfungsi untuk menganalisis dan evaluasi semua aktivitas organisasi dan berkaitan dengan pengambilan keputusan. Laporan ini lebih bersifat formal dan disertai dengan data-data yang mendukung.
Proposal bertujuan menyediakan metode untuk mengusulkan rencana baru atau masalah yang ada. Pemaparan rencana baru tersebut juga disertai dengan berbagai petimbangan dan data-data untuk mendukung proposal tersebut.  Itinerary bertujuan mencatat rencana perjalanan. Pada pembahasan kali ini lebih ditekankan pada pembahasan laporan tertulis.  Laporan ini yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Penyusunan laporan ini sangat penting bagi pegawai administrasi.  Laporan tertulis ini dibuat oleh sekretaris dan ditujukan kepada pimpinan.  Maksud dari laporan ini adalah untuk meringankan beban dari pimpinan. Maka penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa itu Laporan?
2.      Apakah fungsi laporan?
3.      Apa sajakah yang termasuk dalam jenis laporan?
4.      Bagaimanakah Sistematika Laporan yang baik dan benar?
5.      Bagaimanakah tata penyusunan laporan yang baik dan benar?

1.3  Tujuan

-          Mengetahui tujuan dan fungsi laporan manajerial
-          Memahami aspek-aspek penting dalam pembuatan laporan manajerial
-          Mempunyai gambaran tentang langkah-langkah penulisan laporan manajerial
-          Melakukan analisis terhadap laporan manajerial


BAB 2
PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Laporan

Menurut pengertian yang umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. Sedangkan laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.
Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :
1.      Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran menyeluruh bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
2.      Bagi pelaksanaan tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan sesuatu yang perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi.
3.      Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang jitu.
4.      Bagi petugas organisasi sbg pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.

2.2  Fungsi Laporan

-          Sebagai sarana komunikasi vertical
-          Sebagai alat pertanggung jawaban
-          Memberikan informasi penting
-          Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan

Syarat atau kualitas yang harus dipenuhi sebuah laporan manajerial, yaitu:
1.      Kecermatan (accuracy).
Laporan manajerial digunakan pimpinan untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu, laporan harus cermat dan sesuai kondisi lapangan.
2.      Ketepatan waktu (timeliness).
Faktor waktu merupakan hal penting dalam pengambilan keputusan. Nilai kepentingan laporan akan merosot karena laporan tidak selesai tepat waktu.
3.      Kecukupan (adequacy).
Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah dalam laporan. Cakupan masalah kurang mencukupi, maka pemecahan masalah tidak akan tepat.
4.      Kesederhanaan (simplicity).
Laporan dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya, dengan bahasa yang mudah dimengerti sehingga tidak terjadi kesalahan penafsiran dengan tujuan laporan.
5.      Kejelasan (clarity).
Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat sehingga memudahkan manajer untuk mengerti tujuan laporan sehingga memudahkan pula untuk pengambilan keputusan.

Demikian pemaparan tentang pengertian dari laporan dan manfaat dari laporan. Pembuatan laporan tidak asal-asalan tetapi juga berdasar syarat kualitas yang sudah disebutkan di atas.

2.3  Jenis Laporan

Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada kualifikasi yang digunakan, yaitu:
1.      Berdasarkan waktu penyampaian ada dua hal yaitu laporan rutin dan laporan incidental.
·         Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara rutin menurut waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Biasanya berupa informasi dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi tertentu.
·         Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dengan waktu yang tidak terjadwal tetap.

2.      Berdasarkan cara penyampaian dibedakan menjadi 3 hal yaitu laporan lisan, laporan tertulis dan laporan visual.  
·         Laporan lisan dilakukan dengan lisan atau lewat telefon. Laporan ini lebih bersifat hal-hal yang praktis informatif dan singkat.  
·         Laporan tertulis dilakukan dengan membuat laporan ditulis dan dengan disertai data-data yang mendukung. Laporan ini bisa digunakan untuk laporan formal dan informal. Harapan dengan laporan ini adalah informasi yang disajikan lebih terstruktur dengan analisis mendalam.
·         Laporan visual merupakan laporan dengan menggunakan gambar entah lukisan, foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa ditemukan pada berita di televisi atau film dokumentasi.

3.      Berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan dalam 3 bentuk laporan yaitu :
·         Berbentuk surat dan hanya berisi point tertentu saja,
·         Berbentuk formulir dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan bentuk ini dipakai untuk laporan yang bersifat rutin.  
·         Berbetuk karangan atau naskah. Laporan ini untuk kepentingan formal misalnya skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study.

4.      Berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan dalam 2 sifat yaitu laporan informal dan laporan formal.  
·         Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya, dan sering tidak disertai dokumen yang mendukung materi laporan.  
·         Laporan formal dibuat dengan analitis,  dengan aturan resmi dan dokumen resmi.  Pembuatan data harus sesuai dengan yang sebenarnya karena kesalahan data dapat berdampak pada kesalahan kesimpulan atau rekomendasi. Subyektifitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan obyektif.

5.      Berdasarkan maksudnya, laporan dapat dibedakan atas ada tidaknya tingkat analisis dalam laporan. Hal itu dibagi dalam laporan informatif, laporan rekomendasi, laporan pertanggungjawaban, laporan analitis, laporan perkembangan dan laporan studi kelayakan.
·         Laporan informatif adalah laporan yang bersifat memberikan informasi tentang sesuatu hal. Pelapor tidak diharuskan memberikan analisis atau rekomendasi terhadap informasi yang dilaporkan.
·         Laporan rekomendasi adalah laporan yang berisi informasi yang menyatakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap sesuatu hal secara sekilas.
·         Laporan pertanggungjawaban adalah laporan kepada atasan yang berisi mengenai laporan kinerja kegiatan tertentu yang meliputi proses, keberhasilan atau kegagalan, faktor penghambat dan pendukungnya.
·         Laporan analitis Berisi selain informasi juga memberikan sumbangan pemikiran terhadap pimpinan berdasarkan analisis yang mendalam.
·         Laporan perkembangan  berisi laporan kemajuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan.  Laporan ini juga berupa evaluasi pelaksanaan suatu program dan mengetahui sejauh mana kegiatan sudah terlaksana dan dampak yang dikehendaki dan tidak dikehendaki untuk perencanaan selanjutnya.  
·         Laporan studi kelayakan dibuat berdasar adanya permasalahan khusus dan pemecahannya. Laporan ini menganalisis secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Isinya juga disajikan alternatif solusi dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.

2.4  Sistematika Laporan

Secara umum, laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu pendahuluan, isi laporan dan pembahasan, serta penutup atau kesimpulan.  Sistematika laporan adalah sebagai berikut:
a)      Pendahuluan.
Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan masalah, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup dan sistematika laporan. Dalam tujuan penulisan ini harus berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas.
b)      Isi Laporan dan Pembahasan
Isi laporan sering disebut tubuh laporan atau isi utama laporan. Isi laporan ditentukan masalah, maksud atau tujuan laporan. Isi laporan pada tiap-tiap laporan berbeda-beda. Isi laporan informasi berupa informasi tertentu yang mengacu permasalahan, sedang isi laporan analisis atau laporan studi kelayakan berisi informasi didukung data yang valid dan terpercaya untuk rekomendasi yang diberikan.
c)      Penutup
Bagian penutup adalah bagian akhir dari laporan yang tidak mengandung analisis. Jika suatu laporan mengandung analisis, bagian akhir laporan akan berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi atau gabungan dari kesemuanya itu. Pelapor dapat memberikan kesimpulan jika dia melakukan analisis. Bila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, maka harus memberikan solusi pemecahan (saran) yang jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan beberapa konsekuensinya.

2.5  Tata Cara Penyusunan Laporan

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya maka tata cara penyusunan laporan dimulai sebagaimana berikut:
  1. Tahap persiapan
Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa yang akan dilaporkan? Mengapa hal itu dilaporkan? Kapan laporan akan disampaikan? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target waktu laporan, data yang relevan untuk disajikan, dan sumber-sumber data.
  1. Pengumpulan dan penyajian data
Setelah pertanyaan dia atas terjawab, maka langkah berikutnya adalah merencakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Sumber-sumber primer antara lain wawancara, hasil diskusi, hasil pengisian daftar pertanyaan (kuisioner), dan hasil observasi langsung. Sedangkan sumber-sumber data sekunder diantaranya adalah data hasil perjalanan dinas pimpinan dan akomodasinya, data yang dihimpun dari hasil rapat, buku-buku pedoman baik pedoman organisasi maupun pedoman kerja, surat keputusan dan peraturan lainnya, serta data yang ada dalam organisasi yang tergantung pada materi yang akan dibahas, seperti data tentang kepegawaian dan data keuangan. Setelah dikumpulkan, kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data pendukung atau penunjang.
  1. Sistematika laporan
Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-subbagian laporan yang nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
  1. Penulisan laporan
Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami, dan enak dibaca.

2.6  Contoh Laporan Manajerial


BAGIAN I
PROFIL SINGKAT PERUSAHAAN
1.1 Profil Singkat Perusahaan
          PT Mitra Adiperkasa Tbk dengan kode saham MAPI yang berdiri pada tahun 1995 merupakan perusahaan ritel gaya hidup terdepan di Indonesia dengan 1.234 toko ritel dan memiliki jaringan ritel tersebar di 42 kota di Indonesia. Dengan jumlah karyawan lebih dari 15.000 PT Mitra Adi Perkasa juga memiliki portofolio lebih dari 100 merek. Perusahaan ini memiliki 75 ritel konsep dalam bidang department store, fashion, aktif (olahraga, golf, leisure, dan anak), makanan dan minuman, supermarket, dan gaya hidup.
            Visi PT Mitra Adi Perkasa adalah untuk menjadi perusahaan ritel top marketing di Indonesia dalam bidang lifestyle yang merek dan produknya berkualitas.
            Misi PT Mitra Adi Perkasa adalah berusaha melebihi aspirasi pelanggan setia perusahaan dengan memberikan produk yang terbaru dan lebih inovatif, pengalaman belanja yang menarik disegala suasana, pelayanan yang memuaskan, dan mendapatkan harga terbaik.

BAGIAN 2
ANALISIS PERUSAHAAN
2.1 Analisis Perusahaan
2.1.1 Aspek Organisasi
            Keorganisasian PT Mitra Adi Perkasa
2.1.2 Budaya Organisasi Perusahaan
PT Mitra Adi Perkasa memiliki budaya organisasi yang mengedepankan inovasi, keunggulan dalam bekerja, transparansi, tanggungjawab, independensi, serta kewajaran dalam perusahaan. MAP senantiasa mengutamakan profesionalisme dalam bekerja. Pengambilan keputusan dalam perusahaan selalu berdasarkan pada prinsip kewajaran melalui persiapan struktur hierarki yang sistematis.
2.1.3 Aspek Pemasaran
Outlet- outlet yang dimiliki oleh PT Mitra Adi Perkasa meliputi,
1)      Department Store
Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Department Store meliputi: Lotus, Sogo, Debenhams, dan Seibu.
2)      Active 
·         Sport ; Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Sports meliputi, Planet Sports, Sport, Station, Adidas, Reebok, The Sports Warehouse, The Athlete’s Foot, Converse, dan Golf House.
·         Kids ; Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Kids meliputi: Barbie, OshKosh B’gosh, Stride Rite, Kidz Station.
·         Leisure ; Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Leisure meliputi: Payless ShoeSource, Rockport, dan Skechers.
3)      Fashion
Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Fashion meliputi: Max&Co, MaxMara, MeeToo, Staccato, Lacoste, Kipling, Dorothy Perkins, Bershka, Next, Nautica, Miss Selfridge, Marks&Spencer, Nine West, TOPMAN, Steve Madden, Desigual, Pull&Bear, TOPSHOP, ZARA, Pretty Fit/Beetle Bug, Pandora, Stradivarius, Warehouse, New Look, Diva, Hoss Intropia, Spanx, BCBMAXAZRIA, Camper, DKNY, H.E. BY MANGO, Linea, Loewe, Massimo, dan  Dutti.
4)      Lifestyle
Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Lifestyle meliputi: Alun-Alun Indonesia, H2O, Kinokuniya, Samsonite, Swatch, TUMI, Travelogue, American Tourister, dan Crabtree&Evelyn.
5)      Supermarket
Outlet yang termasuk dalam bagian Supermarket yaitu: The Food Hall.
6)      Food and Beverage
Outlet- outlet yang termasuk dalam bagian Food and Beverage meliputi: Burger King, Cold Stone Creamery, Domino’s Pizza, Starbuck, Chatterbox, dan Pizza Marzano.
2.1.4 Aspek Operasional
Permintaan akan barang-barang mewah di Indonesia dari tahun ke tahun semakin meningkat. Hal ini justru menguntungkan bagi perusahaan ritel seperti Mitra Adi Perkasa Tbk (MAPI) yang memperkirakan pendapatan di tahun ini sekitar Rp 6,67 triliun.
Periset e-Trading Securities Andrew Argado mengungkapkan permintaan konsumen yang tetap tinggi didukung oleh ekspansi MAPI, serta naiknya produk domestik bruto  Indonesia yang ditunjukkan oleh konsumsi domestik dan pendapatan per kapita akan meningkatkan performa perseroan.
Untuk meningkatkan performa itu, MAPI tidak boleh fokus pada pembukaan outlet-outlet di pusat perbelanjaan saja, melainkan mengembangkan strategi dengan membuka outlet di kantor-kantor. Saat ini, MAPI sudah mengantongi 100 merek terkenal dan mengoperasikan 1.108 outlet per Mei 2012.
MAPI sudah mendominasi pasar ritel premium serta memperoleh harga sewa yang rendah dari pengembangan mall tersebut. Oleh sebab itu keunggulan ini menjadi penghalang bagi pesaing untuk memasuki industri ritel di Indonesia.
Untuk mendukung performa itu, MAPI mengembangkan infrastruktur, meningkatkan pemasaran Awalnya, MAPI mengelola outlet dengan konsep olahraga. Berkembang menjadi department store yang berisikan pakaian anak-anak, pengelola makanan dan minuman serta produk gaya hidup lainnya. MAPI terus melengkapi portofolio di mal yang sudah ada maupun baru dikembangkan. Pilihan portofolio pun harus selektif. dengan menciptakan iklan, dan menjalin kerjasama dengan bank.
Awalnya, MAPI mengelola outlet dengan konsep olahraga. Berkembang menjadi department store yang berisikan pakaian anak-anak, pengelola makanan dan minuman serta produk gaya hidup lainnya.
Dalam tiga bulan pertama tahun 2012, MAPI sudah mencatatkan laba operasional sekitar Rp113 miliar, naik 37% dibandingkan dengan periode yang sama tahun lalu Rp82 miliar. Laba bersih turut naik 33% menjadi Rp58 miliar. Bila melihat performa saham MAPI, dibandingkan dengan industri sejenis, laba usaha per saham MAPI relatif lebih rendah. Nilai wajar saham MAPI Rp7.210 atau mengindikasikan potensi upside 4,5% yang mencerminkan PE 27,6 kali.
2.1.5 Aspek Sumber Daya Manusia
Grafik 2.2.4 Jumlah Tenaga Kerja MAPI Tahun 2004-2012

2.2.4.1 Pemberdayaan dan Perencanaan Human Capital
Pembinaan secara berkesinambungan pada semua jabatan dalam situs pengembangan kualitas diri, adalah prioritas utama HRD, sebagai refleksi terhadap tingginya ekspektasi publik terhadap kinerja perusahaan  maka telah dilakukan berbagai aktivitas strategis antara lain :
o   Melakukan program Job Evaluation
o   Implementasi Human Resources Information System
o   Pengembangan dan pengintegrasian wadah Learning & Development Center
o    Masih dalam kaitan Human Capital Development, serangkaian kelas train for trainer

       2.2.5 Aspek Keuangan
Laporan Kesehatan Keuangan PT Mitra Adi Perkasa Tahun 2007-2012




BAB 3            
PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Telah diuraikan di atas berbagai hal berkaitan dengan laporan manajerial.  Laporan ini sangat penting bagi pegawai administrasi. Pegawai administrasi harus mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan. Laporan yang memiliki fungsi: komunikasi,  pertanggungjawaban,  informasi,  pengawasan, dan pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Laporan Manajerial yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat mengenai mutu sebagai berikut :
1)      Kecermatan
2)      Ketepatan waktu
3)      Kemadaian
4)      Kesederhanaan
5)      Kejelasan
Jika kelima hal tersebut terdapat  dalam laporan yang dibuat maka akan memudahkan bagi :
1)      Organisasi → memberikan gambaran menyeluruh bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
2)      Bagi pelaksanaan tugas → dapat menunjukan sesuatu yang perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi.
3)      Bagi manajer → dapat menyediakan berbagai data untuk membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang tepat sasaran.
4)      Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana → dapat menjadi sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.






DAFTAR PUSTAKA


Buku Administrasi Manajemen Modern – Badri Munir Sukoco










Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Makalah Adobe Photoshop

Pendudukan Terhadap Kesejahteraan Sosial Ekonomi